Zásady zpracování osobních údajů v Knihovně Václava Havla
V Knihovně Václava Havla s osobními údaji nakládáme v souladu s platnými právními předpisy. Ochranu osobních údajů zajišťujeme v souladu s nařízením (EU) 2016/679 – obecným nařízením o ochraně osobních údajů neboli GDPR (General Data Protection Regulation) a tímto Vám poskytujeme poučení (informace) o zpracování Vašich osobních údajů dle čl. 13 GDPR.
Údaje o správci osobních údajů
Knihovna Václava Havla, o.p.s. se sídlem Ostrovní 129/13, 110 00Praha 1, IČ 27169413, zapsaná v rejstříku o.p.s. vedeném Městským soudem v Praze, oddíl O, vložka 338 (dále také jen „KnVH“).
Kontaktní údaje na osobu zodpovědnou za ochranu osobních údajů – není zřízen přímo pověřenec pro ochranu osobních údajů, neboť to není dle GDPR vyžadováno:
- Ing. Karolína Stránská, vedoucí kanceláře
- e-mail: info@vaclavhavel-library.org, tel. 222 220 112
Základní zásady
Obecně Vaše osobní údaje zpracováváme vždy jen v rozsahu, který je nezbytný pro daný účel. Zpracování Vašich osobních údajů lze rozdělit do dvou skupin – zpracování, které můžeme činit bez Vašeho souhlasu, a zpracování, které bez Vašeho souhlasu činit nemůžeme.
Osobní údaje zpracováváme bez Vašeho souhlasu v případech, kdy:
- Je to nezbytné k plnění zákonné povinnosti (např. zákon o účetnictví)
- Je to nezbytné k plnění smlouvy, kterou s Vámi uzavíráme (např. kupní smlouva - e-shop)
- Na jejich zpracovávání máme oprávněný zájem (v případech evidence darů, evidence partnerských institucí, informování o naší činnosti, audio-video či foto záznam z akce za účelem záznamu aktivity a jejího dalšího zprostředkování širšímu okruhu osob atp.)
V ostatních případech údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu:
- např. v případě rozesílání programového newsletteru
Osobní údaje zpracováváme tak, aby byly náležitě zabezpečeny před neoprávněným přístupem, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Osobní údaje uchováváme a zpracováváme pouze po nezbytně nutnou dobu pro naplnění účelu jejich zpracování a případné určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Osobní údaje archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy. Po odpadnutí důvodu pro zpracování či uplynutí doby, po kterou je zpracování nezbytné na základě zákona provádíme výmaz příslušných osobních údajů.
Zpracovávané osobní údaje zahrnují zejména:
- Osobní údaje běžné: jméno a příjmení a, pokud je Vámi poskytnut, také akademický titul, adresa trvalého pobytu, rok narození, e-mailová adresa, telefonní číslo, a dále v souvislosti s elektronickým přístupem k webové stránce KnVH IP adresa a soubory cookies. Dále v případě, že jsou z průběhu akce pořizovány fotografie a videozáznamy, mohou to být informace o fyziologickém vzhledu účastníků, KnVH však zpracování osobních údajů tímto způsobem nečiní za účelem identifikace účastníků.
- Osobní údaje citlivé (zvláštních kategorií dle čl. 9 Nařízení): Osobní údaje citlivé KnVH obecně nezpracovává. Je možné, že v souvislosti s pořizováním fotografií či videozáznamů z akcí budou některé takto zpracované osobní údaje považovány za citlivé (např. vypovídající o rasovém a etnickém původu či náboženství účastníka). KnVH však takovéto osobní údaje žádným způsobem nezpracovává.
Prostřednictvím elektronických prostředků nejčastěji zpracováváme:
- Údaje o osobách přihlašujících se do nějakého programu – v případě, kdy se rozhodnete přihlásit se prostřednictvím některé z námi provozovaných internetových stránek do nějakého programu (typicky konference, přednáška atp.), zpracováváme Vaše údaje, které nám v rámci přihlášky poskytnete (typicky jméno, příjmení, e-mail). Zpracování v těchto případech probíhá vždy po dobu realizace a dále po dobu určenou jednotlivě podle povahy konkrétního programu.
- Údaje o osobách přihlašujících se k odběru informačních materiálů – v případě, kdy se rozhodnete elektronicky na internetových stránkách přihlásit k odběru našeho programového newsletteru, vyžadujeme Váš souhlas se zpracováním poskytnutých kontaktních údajů (obvykle e-mail). Doba zpracování je v těchto případech omezena na dobu vydávání daného informačního materiálu.
Seznam zpracovatelů
Vaše osobní údaje neprodáváme ani jinak nepředáváme dalším stranám vyjma smluvních partnerů, kteří nám komunikaci s Vámi umožňují, a vyjma situací, kdy máme právní povinnost Vaše údaje předat jiné osobě či máme právní povinnost či oprávněný důvod s údaji pracovat a práci pro nás subdodavatelsky zajišťuje jiná osoba nežli zaměstnanec v pracovním či podobném poměru (příkazní smlouva, smlouva o dílo):
- VGD, s.r.o.
Kompletně zpracovává účetnictví a mzdy. - JUDr. Lenka Deverová
Zastupuje společnost v právních záležitostech, především ve vztahu k veřejnému rejstříku. - Google, Inc.
Umožňuje zprostředkovat konkrétní informace o našich aktivitách prostřednictvím partnerských portálů či aplikací; poskytovatel cloudového úložiště dat. - Facebook Inc.
Umožňuje zprostředkovat konkrétní informace o našich aktivitách prostřednictvím partnerských portálů či aplikací. - Webmaster Jiří Šolc, 2142.net
Tvorba a správa všech námi provozovaných internetových stránek Knihovny VH.
Poučení o Vašich základních právech
Jakožto subjekt údajů máte tato základní práva:
- Právo požadovat informaci, zda a případně jaké Vaše osobní údaje zpracováváme.
- Právo požadovat po nás vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů.
- Právo vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit, případně omezit a právo vznést námitku proti zpracování.
- Za podmínek stanovených GDPR máte právo na přenositelnost údajů.
- Právo vzít souhlas (v případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu) kdykoliv zpět, a to například zasláním e-mailu nebo dopisu na kontaktní údaje uvedené výše. Případným odvoláním Vašeho souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
- Právo požadovat po nás za podmínek stanovených GDPR výmaz Vašich osobních údajů
- Právo v případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů obrátit se na nás nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů.
V případě uplatnění práv po Vás můžeme požadovat ověření Vaší identity.